Theo quy định của pháp luật, sử dụng chữ ký số để kê khai và nộp thuế là 1 trong 2 trường hợp bắt buộc đối với doanh nghiệp. Vậy nên việc đăng ký chữ ký số với cơ quan Thuế là việc cần thiết doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện.
1. Điều kiện đăng ký
Để đăng ký chữ ký số với Cơ quan Thuế bạn cần đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế, có hòm thư điện tử ổn định, có kết nối internet.
- Chữ ký số hợp lệ, còn hiệu lực từ tổ chức chứng thực chữ ký số.
- Hiện nay Bộ TT&TT có cấp phép một số đơn vị cung cấp chữ ký số. Bạn cần tham khảo và lựa chọn đúng nhà cung cấp được Bộ TT&TT cấp để tránh các vấn đề liên quan đến pháp lý sau này.
2. Các bước đăng ký chữ ký số với cơ quan Thuế
Lưu ý, các bước này dùng cho doanh nghiệp sử dụng chữ ký số USB Token.
Bước 1: Đăng nhập vào Trang thông tin điện tử của TC Thuế.
- Bạn cắm USB Token vào máy tính và truy cập http://thuedientu.gdt.gov.vn rồi chọn mục doanh nghiệp.
- Sau đó đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã được cấp trước đó, nếu chưa có thì dùng chữ ký số để đăng ký tài khoản.
Bạn lưu ý, có 3 dạng tài khoản để thực hiện đăng nhập.
- MST: Tài khoản nộp tờ khai thuế, không nộp tiền thuế.
- MST – NT: Tài khoản nộp tiền thuế, không nộp tờ khai.
- MST – QL: Quản lý 2 tài khoản trên, có thể dùng để nộp tiền và tờ khai.
Bước 2: Tại mục Khai thuế bạn chọn mục Nộp tờ khai XML và chọn Chọn tệp tờ khai.
Bước 3: Chọn tờ khai cần nộp đã có trong máy tính ròi bấm Open.
Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị giao diện về hệ thống đã nhận tờ khai, người dùng chọn mục Ký điện tử.
Bước 5: Cửa sổ nhập mã PIN của USB Token sẽ hiện ra, bạn nhập mã PIN chữ ký số rồi bấm Login.
Bước 6: Hệ thống báo Ký tệp tờ khai thành công, bạn chọn OK để hoàn thành ký số.
Bước 7: Khi đã thành công bạn chọn Nộp tờ khai. Lúc này hệ thống sẽ hiển thị Danh sách tờ khai XML đã nộp tới cơ quan Thuế.
Bước 8: Với tờ khai yêu cầu đính kèm Phụ lục thì bạn chọn mục Tra cứu để tìm tờ khai cần đính kèm theo quy định. Cuối cùng bạn tải file Phụ lục ở máy tính và ký số.
3. Khắc phục lỗi khi đăng ký với cơ quan Thuế
Trong quá trình giao dịch điện tử với cơ quan Thuế, nhiều người dùng gặp phải lỗi Chữ ký số chưa đăng ký với cơ quan thuế dù đã từng đăng ký rồi.
Nguyên nhân gây ra lỗi này gồm:
- Người dùng gia hạn chữ ký số nhưng chưa cập nhật liên hệ thống kê khai điện tử theo quy định.
- Người dùng thay đổi nhà cung cấp chữ ký số.
Để xử lý lỗi này, bạn làm theo các bước như sau:
3.1 Thay đổi thông tin Nộp thuế điện tử
- Truy cập http://thuedientu.gdt.gov.vn/ chọn mục Doanh nghiệp.
- Tại cửa sổ Đăng nhập, điều đầy đủ thông tin, chọn đối tượng Người nộp thuế.
- Chọn mục Quản lý tài khoản và chọn Thay đổi thông tin dịch vụ – Thay đổi Thông tin CKS.
- Khi yêu cầu nhập mã PIN, bạn chọn số PIN và ấn Chấp nhận – Tiếp tục.
- Hệ thống hiện tờ khai với các thông tin mới, bạn xác nhận rồi gửi lại hệ thống, chọn Ký và gửi.
- Sau 5 phút – 2 tiếng, hệ thống báo xác nhận thông tin.
3.2 Thay đổi thông tin Khai thuế điện tử
Để thay đổi thông tin mục Khai thuế điện tử, bạn làm tương tự giống mục Nộp thuế điện tử.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết đăng ký chữ ký số với cơ quan Thuế theo quy định. Bạn có thể tham khảo và làm theo hướng dẫn để nhanh chóng thực hiện các thủ tục online, tối ưu thời gian, chi phí cũng như công sức khi ký tài liệu, giấy tờ.
