Thưa luật sư, Công ty tôi có địa chỉ trụ sở chính tại Thành phố Hồ Chí Minh và có một chi nhánh. Nay muốn làm thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh thì phải làm như thế nào và nộp hồ sơ ở đâu? Cảm ơn!
Luật sư tư vấn:
1. Chi nhánh là gì?
Theo Khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về chi nhánh như sau:
“1. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.”
Chi nhánh là một đơn vị trực thuộc doanh nghiệp, chi nhánh được thành lập nhằm mục đích mở rộng quy mô, thị trường kinh doanh của doanh nghiệp. Theo Điều 84 Bộ Luật Dân sự 2015, chi nhánh không có tư cách pháp nhân.
Về địa điểm được phép đặt chi nhánh, doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính và có thể thành lập chi nhánh ở trong nước và nước ngoài.
Ví dụ: Doanh nghiệp A ở Hà Nội, họ có thể thành lập các chi nhánh ở một hoặc nhiều địa điểm tại các quận, huyện của Thành phố Hồ Chí Minh.
Theo khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp sẽ quyết định thành lập chi nhánh. Trường hợp thành lập chi nhánh, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh. Hồ sơ bao gồm:
– Thông báo thành lập chi nhánh;
– Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh.
2. Mối quan hệ giữa chi nhánh và doanh nghiệp
2.1. Đặt tên chi nhánh
Theo khoản 2 Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.
Như vậy, cấu thành của tên chi nhánh sẽ bao gồm các thành tố sau:
– Cụm từ “Chi nhánh”;
– Loại hình doanh nghiệp;
– Tên riêng của doanh nghiệp.
Ví dụ: Chi nhánh Công ty TNHH 1 thành viên ABC.
2.2. Ngành nghề kinh doanh
Theo khoản 1 Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020, ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập chi nhánh để tiến hành kinh doanh các ngành, nghề khác với doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải làm thủ tục bổ sung ngành, nghề.
2.3. Nghĩa vụ thuế
Theo khoản 5 Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp được cấp cho chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế của chi nhánh, văn phòng đại diện.
Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân. Khi đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức hạch toán, gồm: Hạch toán độc lập hoặc hạch toán phụ thuộc.
Hiểu đơn giản, hạch toán độc lập là mọi hoạt động tài chính (bao gồm nghĩa vụ thuế) phát sinh tại chi nhánh được ghi sổ kế toán tại đơn vị, tự kê khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế.
Hạch toán phụ thuộc thì chi nhánh phải thống kê, tập hợp giấy tờ gửi về doanh nghiệp để doanh nghiệp kê khai và quyết toán thuế.
Tuỳ vào việc đăng ký hình thức hạch toán, chi nhánh có thể tự kê khai hoặc được doanh nghiệp kê khai các loại thuế.
3. Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh công ty
Theo Điều 62, Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh:
Điều 62. Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
1. Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ đặt chi nhánh, văn phòng đại diện dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục về thuế với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.
2. Khi thay đổi các nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Trường hợp thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, kèm theo thông báo phải có bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
3. Trường hợp chuyển địa chỉ nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đã đăng ký, doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh chuyển đến.
Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh chuyển đến trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.
4. Sau khi doanh nghiệp 100% vốn nhà nước được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần thì các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo quy định tại Điều này.
5. Sau khi công ty trách nhiệm hữu hạn được chuyển đổi thành công ty cổ phần và ngược lại, doanh nghiệp tư nhân được chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh thì các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của những doanh nghiệp nêu trên thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo quy định tại Điều này.
Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ chi nhánh thì tùy thuộc địa chỉ dự định chuyển đến trong cùng hoặc khác quận/huyện, hoặc thay đổi sang tỉnh/thành phố khác mà cần thực hiện những thủ tục khác nhau như sau:
Thủ tục với cơ quan thuế:
- Thông báo chuyển địa điểm;
- Thực hiện thanh huỷ hoá đơn (nếu có đăng ký sử dụng);
- Lập quyết toán thuế và thanh toán hết các khoản thuế còn phải nộp;
- Lấy giấy xác nhận đã hoàn tất thủ tục chuyển mã số khỏi thành phố, sau đó đăng ký nộp thuế tại Cục thuế nơi chuyển đến.
Thủ tục thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh:
Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ chi nhánh cần chuẩn bị hồ sơ và thông báo với cơ quan đăng kí kinh doanh nơi chi nhánh dự định chuyển đến.
Hồ sơ đối với chi nhánh hạch toán phụ thuộc:
– Thông báo về thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh (Theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp)
– Quyết định của Công ty về thay đổi địa chỉ của chi nhánh của HĐTV đối với công ty TNHH 2 TV trở lên, của HĐQT đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh. Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 TV.
– Biên bản họp của Công ty về thay đổi địa chỉ của chi nhánh của HĐTV đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, của HĐQT đối với công ty cổ phần. và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp dnah. Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 TV.
– Bản sao giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp chi nhánh hạch toán độc lập:
– Văn bản bên thuế cung cấp: tình trạng nộp thuế của chi nhánh.
– Thông báo về thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh (Theo phụ lục hướng dẫn của Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp)
– Quyết định của Công ty về thay đổi địa chỉ của chi nhánh
– Biên bản họp của Công ty về thay đổi địa chỉ của chi nhánh.
– Bản sao giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Thủ tục thay đổi con dấu mới
Con dấu chi nhánh hiển thị nội dung thông tin địa chỉ chi nhánh, vì vậy mà khi thay đổi địa chỉ khác tỉnh, doanh nghiệp phải tiến hành khắc con dấu mới và thông báo mẫu dấu đến phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh.
– Thay đổi địa chỉ khác quận/huyện
Tương tự như việc thay đổi địa chỉ khác tỉnh/thành phố, chi nhánh thay đổi địa chỉ sang quận/huyện khác phải tiến hành chốt thuế với chi cục thuế đang trực tiếp quản lý và thông báo với chi cục thuế mới nơi chi nhánh dự định chuyển đến.
Chi nhánh của doanh nghiệp đang sử dụng con dấu có quận/huyện thì bắt buộc phải khắc lại con dấu. Nếu con dấu không hiển thị quận/huyện thì doanh nghiệp không phải khắc lại con dấu.
– Thay đổi địa chỉ cùng quận/huyện
Doanh nghiệp tiến hành thay đổi địa chỉ chi nhánh trong cùng quận/huyện thì tiến hành thủ tục thông báo thay đổi nội dung hoạt động của chi nhánh với cơ quan đăng ký kinh doanh mà không phải thực hiện chốt thuế.
Sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, doanh nghiệp nộp tờ khai 08/MST (Thông tư 156/2013/TT-BTC) với chi cục thuế trực tiếp quản lý trong vòng 10 ngày sau khi thay đổi.
4. So sánh chi nhánh và văn phòng đại diện
| Tiêu chí | Chi nhánh | Văn phòng đại diện |
| Khái niệm | Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền.
Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp (theo khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020). |
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp
(theo khoản 2 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020).
|
| Phạm vi hoạt động | Được thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng kinh doanh và chức năng đại diện theo quyền | – Thực hiện nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó;
– Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh |
| Nghĩa vụ thuế | – Chi nhánh nộp thuế môn bài tại Cơ quan thuế nơi có trụ sở chi nhánh;
– Trường hợp chi nhánh hạch toán phụ thuộc hoạt động tại địa bàn tỉnh, thành phố khác với địa bàn nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính thì thực hiện kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp tại nơi có trụ sở chính; – Chi nhánh vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thuế đối với các khoản thuế giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp theo quy định của Thông tư 156/2013/TT-BTC và Thông tư 119/2014/TT-BTC. |
